سامانه ارزیابی عملکرد شاخص‌محور
۱- مقدمه
سند حاضر شرح کلی ماژول ارزیابی عملکرد شاخص‌محور در دست تولید را ارائه می‌دهد. این سامانه به‌منظور ارزیابی دقیق و نظام‌مند عملکرد سازمانی بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) طراحی شده است. سامانه بدون محدودیت در تعداد کاربران، شاخص‌ها، واحدها یا دوره‌های ارزیابی، امکان پایش مستمر و تحلیل داده‌محور عملکرد را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. با بهره‌گیری از فناوری‌های پیشرفته و رابط کاربری ساده، این سامانه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را با دقت پایش کرده و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را بهبود بخشند.
۲- طرح کلی
سامانه ارزیابی عملکرد شاخص‌محور امکانات جامعی برای تعریف، پایش و تحلیل شاخص‌های عملکرد سازمانی ارائه می‌دهد. بخش‌های کلیدی سامانه به شرح زیر است:
۲-۱- هسته مدیریت ارزیابی عملکرد
این بخش وظیفه اصلی سامانه، یعنی تعریف شاخص‌ها، جمع‌آوری داده‌ها، و تحلیل عملکرد را بر عهده دارد. موجودیت‌های کلیدی در این حوزه به شرح زیر در سامانه پیاده‌سازی شده‌اند:
۲-۱-۱- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)
- تعریف: شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به‌صورت سالانه یا دوره‌ای با وزن نسبی و هدف‌گذاری کمی/کیفی در سامانه ثبت می‌شوند. هر KPI با ذکر سال یا دوره تعریف می‌شود تا امکان مقایسه عملکرد در دوره‌های مختلف فراهم باشد.
- مدیریت: مدیر سیستم در ابتدای هر دوره، KPIها را تعریف، به‌روزرسانی یا غیرفعال می‌کند.
- ویژگی‌ها: هر KPI می‌تواند به یک یا چند هدف استراتژیک سازمان مرتبط باشد و شامل معیارهای سنجش (مانند درصد، تعداد، یا امتیاز) است.
۲-۱-۲- اهداف استراتژیک
- تعریف: اهداف استراتژیک سازمان به‌عنوان چارچوب کلان KPIها ثبت می‌شوند. این اهداف با وزن نسبی و دوره زمانی مشخص تعریف می‌شوند.
- مدیریت: مشابه KPIها، اهداف استراتژیک توسط مدیر سیستم در ابتدای هر دوره ثبت یا به‌روزرسانی می‌شوند.
- گزارش‌گیری: امکان دریافت گزارش‌های تفکیکی بر اساس اهداف استراتژیک در دوره‌های مختلف وجود دارد.
۲-۱-۳- واحدها و دفاتر
- تعریف: واحدها یا دفاتر سازمانی (مانند ستاد، شعب استانی، یا دپارتمان‌ها) به‌عنوان متولیان اجرای KPIها تعریف می‌شوند.
- ویژگی‌ها: هر واحد می‌تواند KPIهای اختصاصی یا مشترک داشته باشد. KPIهای مشترک در سطح سازمان و KPIهای اختصاصی توسط واحدهای استانی یا دپارتمان‌ها تعریف می‌شوند.
- بودجه‌بندی: هر KPI می‌تواند شامل برآورد هزینه (به‌صورت ریالی) باشد که در سامانه ثبت می‌شود.
- اسناد بالادستی: KPIها می‌توانند به اسناد بالادستی (مانند برنامه ششم توسعه، سیاست‌های اقتصاد مقاومتی یا مصوبات داخلی) مرتبط شوند که از یک لیست قابل انتخاب هستند.
۲-۱-۴- اقدامات و وظایف
- تعریف: اقدامات یا وظایف مشخص ذیل هر KPI تعریف می‌شوند تا تحقق شاخص را عملیاتی کنند. اقدامات شامل زمان‌بندی، وزن نسبی (مجموع اوزان ۱۰۰٪ برای هر KPI)، و شرح هستند.
- مجری: هر اقدام یک مجری حقوقی (واحد سازمانی) و یک مجری حقیقی (فرد مسئول) دارد که توسط مدیر واحد یا ستاد تعیین می‌شود.
- مسئول پایش: برای هر اقدام، یک مسئول پایش (مدیر یا کارشناس) تعیین می‌شود که وظیفه ثبت پیشرفت، شناسایی موانع، و ارائه راه‌حل‌های خلاقانه را بر عهده دارد. مسئول پایش موظف است تا تاریخ مشخص هر ماه (مثلاً دهم ماه) پیشرفت اقدام را ثبت و مستندات مربوطه را بارگذاری کند.
- انحراف عملکرد: در صورت انحراف بیش از ۵٪ از هدف پیش‌بینی‌شده، مسئول پایش باید دلایل انحراف را از لیست پیش‌فرض انتخاب کرده و توضیح دهد.
۲-۱-۵- دوره‌های ارزیابی
- تعریف: ارزیابی عملکرد در دوره‌های زمانی مشخص (مثلاً ماهانه یا فصلی) انجام می‌شود. بازه‌های زمانی برای خوداظهاری و ارزیابی انطباق توسط مدیر سامانه تعیین می‌شوند.
- ویژگی‌ها: هر دوره شامل مراحل خوداظهاری، ارزیابی انطباق، و پایش میدانی (در صورت نیاز) است.
۲-۱-۶- پیشرفت خوداظهاری
- فرآیند: مسئول پایش هر اقدام، پیشرفت را در بازه زمانی مجاز ثبت می‌کند. ثبت پیشرفت نیازمند بارگذاری مستندات (مثل گزارش، فایل، یا تصویر) است.
- محدودیت‌ها: پیشرفت ثبت‌شده نمی‌تواند کمتر از مقدار قبلی یا بیش از پیش‌بینی باشد. در صورت انحراف بیش از ۵٪، سامانه از کاربر درخواست ثبت دلیل انحراف می‌کند.
- پیش‌بینی عملکرد: پیشرفت پیش‌بینی‌شده به‌صورت خطی محاسبه می‌شود (مثلاً ۲۰٪ پیشرفت برای ۲۰٪ زمان سپری‌شده).
۲-۱-۷- ارزیابی انطباق
- فرآیند: در هر دوره، کاربران ستادی مسئول ارزیابی انطباق، پیشرفت‌های خوداظهاری و مستندات را بررسی کرده و میزان انطباق را ثبت می‌کنند. دلایل انحراف (در صورت وجود) نیز ثبت می‌شود.
- ویژگی‌ها: فضای کاری اختصاصی برای ارزیابی انطباق، امکان مشاهده مستندات، و ثبت نظرات فراهم است.
۲-۱-۸- پایش میدانی
- فرآیند: در صورت تخصیص مسئول پایش میدانی، این افراد می‌توانند گزارش‌های میدانی از عملکرد واحدها ثبت کنند.
- ویژگی‌ها: پایش میدانی برای اقدامات خاص یا واحدهای استانی قابل اعمال است و شامل مستندات و توضیحات است.
۲-۱-۹- کدگذاری شاخص‌ها
- روش: شاخص‌ها، اهداف، و اقدامات با یک سیستم کدگذاری خودکار شناسایی می‌شوند. کدهای مشترک و اختصاصی برای سطوح مختلف (ستاد و استان) متمایز هستند.
- مزیت: کدگذاری امکان ردیابی و گزارش‌گیری دقیق را فراهم می‌کند.
۲-۱-۱۰- تعریف کاربران و سطوح دسترسی
- سطوح کاربران: کاربران در دو سطح ستاد و استان تعریف می‌شوند. نقش‌های کلیدی شامل:
- مدیر سیستم: تعریف KPIها، اهداف، اقدامات مشترک، کاربران ستادی، و ارسال اعلانات.
- مسئول پایش استانی: تعریف KPIها و اقدامات اختصاصی، ارسال اعلانات استانی، و دریافت گزارش‌ها.
- مسئول پایش ستادی: مشابه مسئول پایش استانی با قابلیت تعیین مسئولین ارزیابی انطباق و دریافت گزارش‌های جامع.
- مسئول پایش حوزه استانی/ستادی: ثبت پیشرفت، بارگذاری مستندات، و دریافت گزارش‌های حوزه خود.
- کاربر استانی/ستادی: ثبت پیشرفت، مشاهده تاریخچه، و (برای کاربران ستادی) ارزیابی انطباق.
- ویژگی‌ها: ستاد به‌عنوان یک واحد مشابه استان‌ها (مثلاً «استان ۳۲ام») عمل می‌کند. سطوح دسترسی دقیق برای حفظ امنیت و تفکیک وظایف پیاده‌سازی شده است.
۲-۲- گزارش‌گیری
- امکانات: گزارش‌گیری بر اساس KPIها، اهداف، واحدها، دوره‌ها، و انحرافات با قابلیت فیلتر و خروجی به اکسل.
- انواع گزارش‌ها:
- گزارش عملکرد به تفکیک حوزه‌ها، دفاتر، و استان‌ها.
- گزارش پیشرفت KPIها و اقدامات.
- گزارش انحرافات (موجه و ناموجه) و دلایل آنها.
- گزارش هم‌راستایی با اسناد بالادستی.
- شخصی‌سازی: کاربران می‌توانند ستون‌های گزارش را کم یا زیاد کنند.
۲-۳- داشبورد قابل شخصی‌سازی
- ویژگی‌ها: داشبوردهای تعاملی با ویجت‌های قابل Drag-and-Drop برای نمایش KPIها، پیشرفت‌ها، و انحرافات.
- قابلیت‌ها: امکان Drill-Down برای جزئیات، فیلتر داده‌ها، و ذخیره تنظیمات داشبورد برای هر کاربر.
- مزیت: ارائه دید کلی و سریع از عملکرد سازمان با رابط کاربری ساده و جذاب.
۲-۴- پیام‌رسان داخلی
- ویژگی‌ها: امکان گفت‌وگوی متنی بین کاربران با قابلیت جستجوی کاربران و مشاهده تاریخچه پیام‌ها.
- هدف: تسهیل ارتباطات سازمانی و هماهنگی بین تیم‌ها.
۲-۵- اعلانات
- ویژگی‌ها: ارسال اخبار و پیام‌ها در سطح ستاد یا استان. اعلانات استانی تنها در همان استان نمایش داده می‌شوند.
- هدف: اطلاع‌رسانی سریع و هدفمند به کاربران.
۲-۶- اشتراک‌گذاری دانش
- ویژگی‌ها: امکان اشتراک‌گذاری تجربیات و مستندات مرتبط با KPIها و اقدامات مشترک بین واحدها (ستاد و استان‌ها).
- فرآیند: کاربران می‌توانند پیام یا فایل را برای اقدامات با کد مشترک ارسال کنند تا دیگران از دانش آنها بهره‌مند شوند.
- مزیت: ارتقای همکاری و استفاده از بهترین تجارب در سطح سازمان.
۳- سایر ویژگی‌ها
- فیلتر و جستجو: تمامی جداول دارای قابلیت فیلتر و جستجو بر اساس فیلدها هستند.
- خروجی اکسل: امکان صادرات داده‌ها به فرمت اکسل در تمام بخش‌ها.
- لاگ فعالیت‌ها: ثبت کامل فعالیت‌های کاربران (شامل زمان، IP، مرورگر و جزئیات) برای ردیابی و امنیت.
- رابط کاربری پاسخگو: طراحی کاملاً Responsive برای استفاده در دستگاه‌های موبایل و دسکتاپ.
۴- پشته تکنولوژی
سامانه با پشته تکنولوژی مایکروسافت توسعه یافته است:
- بک‌اند: فریم‌ورک .NET Core 9 با زبان C# و معماری سرویس‌گرا (Web API).
- فرانت‌اند: استفاده از MVC، JavaScript، jQuery، Bootstrap، و AngularJS. رابط کاربری با کتابخانه Kendo UI پیاده‌سازی شده است.
- پایگاه داده: Microsoft SQL Server 2019.
- ویژگی‌ها: طراحی Responsive، معماری ماژولار، و استقلال کدهای سمت کاربر از سرور برای عملکرد بهینه.
- مزیت: استفاده از فناوری‌های مدرن تضمین‌کننده سرعت، امنیت، و مقیاس‌پذیری سامانه است.