پرتال‌های هوشمند تحت وب
۱- مقدمه
سند حاضر شرح کلی پرتال‌های هوشمند تحت وب را ارائه می‌دهد. این پرتال‌ها به‌منظور ارائه راهکارهای جامع و یکپارچه برای مدیریت فرآیندهای سازمانی، تعاملات دیجیتال و ارائه خدمات کاربرمحور طراحی شده‌اند. پرتال‌های هوشمند بدون محدودیت در تعداد کاربران، فرآیندها یا ماژول‌ها، امکان سفارشی‌سازی و مقیاس‌پذیری را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند. با بهره‌گیری از فناوری‌های پیشرفته، رابط کاربری جذاب و ساده، و تمرکز بر تجربه کاربری، این پرتال‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملیات خود را بهینه کرده و خدمات دیجیتال هوشمند ارائه دهند.
۲- طرح کلی
پرتال‌های هوشمند تحت وب امکانات گسترده‌ای برای مدیریت فرآیندها، تعاملات و خدمات سازمانی ارائه می‌دهند. بخش‌های کلیدی پرتال به شرح زیر است:
۲-۱- هسته مدیریت پرتال هوشمند
این بخش وظیفه اصلی پرتال، یعنی مدیریت فرآیندها، محتوا، کاربران و تعاملات دیجیتال را بر عهده دارد. موجودیت‌های کلیدی در این حوزه به شرح زیر پیاده‌سازی شده‌اند:
۲-۱-۱- ماژول‌های سازمانی
- تعریف: ماژول‌های سازمانی (مانند مدیریت اسناد، منابع انسانی، مالی، یا خدمات مشتریان) به‌صورت پویا در پرتال تعریف و سفارشی‌سازی می‌شوند. هر ماژول شامل فرآیندها، فرم‌ها و داشبوردهای اختصاصی است.
- مدیریت: مدیر سیستم می‌تواند ماژول‌ها را در ابتدای پروژه یا دوره تعریف، به‌روزرسانی یا غیرفعال کند.
- ویژگی‌ها: ماژول‌ها می‌توانند به اهداف استراتژیک سازمان مرتبط شوند و شامل شاخص‌های عملکرد (KPI) برای پایش هستند.
۲-۱-۲- فرآیندهای سازمانی
- تعریف: فرآیندهای سازمانی (مانند گردش کار، تأییدات، یا درخواست خدمات) به‌صورت خودکار یا دستی در پرتال تعریف می‌شوند. هر فرآیند شامل مراحل، زمان‌بندی و وزن نسبی است.
- مدیریت: فرآیندها توسط مدیر سیستم یا مدیران واحدها تنظیم می‌شوند و امکان سفارشی‌سازی برای واحدهای استانی یا دپارتمان‌ها وجود دارد.
- ویژگی‌ها: فرآیندها می‌توانند به اسناد بالادستی (مانند برنامه‌های توسعه یا سیاست‌های سازمانی) مرتبط شوند.
۲-۱-۳- واحدها و نقش‌ها
- تعریف: واحدها (ستاد، شعب استانی، یا دپارتمان‌ها) و نقش‌های سازمانی (مدیر، کاربر، یا مشتری) به‌عنوان متولیان یا کاربران پرتال تعریف می‌شوند.
- ویژگی‌ها: هر واحد می‌تواند ماژول‌ها یا فرآیندهای اختصاصی داشته باشد. فرآیندهای مشترک در سطح سازمان و فرآیندهای اختصاصی توسط واحدها تعریف می‌شوند.
- بودجه‌بندی: فرآیندها یا ماژول‌ها می‌توانند شامل برآورد هزینه (به‌صورت ریالی) باشند که در پرتال ثبت می‌شود.
۲-۱-۴- خدمات و تعاملات دیجیتال
- تعریف: خدمات دیجیتال (مانند فرم‌های آنلاین، درخواست‌ها، یا پورتال‌های خدماتی) ذیل ماژول‌ها تعریف می‌شوند تا تعاملات با کاربران داخلی یا خارجی را تسهیل کنند.
- مسئول اجرا: هر خدمت یک مسئول حقوقی (واحد سازمانی) و یک مسئول حقیقی (فرد) دارد که توسط مدیر واحد یا ستاد تعیین می‌شود.
- مسئول پایش: برای هر خدمت یا فرآیند، یک مسئول پایش تعیین می‌شود که وظیفه ثبت پیشرفت، شناسایی موانع و ارائه راه‌حل‌های خلاقانه را بر عهده دارد. مسئول پایش موظف است در بازه‌های مشخص (مثلاً دهم هر ماه) وضعیت پیشرفت را ثبت و مستندات مربوطه را بارگذاری کند.
- انحراف عملکرد: در صورت انحراف بیش از ۵٪ از هدف پیش‌بینی‌شده، مسئول پایش باید دلایل انحراف را از لیست پیش‌فرض انتخاب کرده و توضیح دهد.
۲-۱-۵- دوره‌های پایش
- تعریف: پایش فرآیندها و خدمات در دوره‌های زمانی مشخص (مثلاً ماهانه یا فصلی) انجام می‌شود. بازه‌های زمانی برای خوداظهاری و ارزیابی توسط مدیر پرتال تعیین می‌شوند.
- ویژگی‌ها: هر دوره شامل مراحل خوداظهاری، ارزیابی انطباق، و پایش میدانی (در صورت نیاز) است.
۲-۱-۶- پیشرفت خوداظهاری
- فرآیند: مسئول پایش هر فرآیند یا خدمت، پیشرفت را در بازه زمانی مجاز ثبت می‌کند. ثبت پیشرفت نیازمند بارگذاری مستندات (مثل گزارش، فایل، یا تصویر) است.
- محدودیت‌ها: پیشرفت ثبت‌شده نمی‌تواند کمتر از مقدار قبلی یا بیش از پیش‌بینی باشد. در صورت انحراف بیش از ۵٪، پرتال از کاربر درخواست ثبت دلیل انحراف می‌کند.
- پیش‌بینی عملکرد: پیشرفت پیش‌بینی‌شده به‌صورت خطی محاسبه می‌شود (مثلاً ۲۰٪ پیشرفت برای ۲۰٪ زمان سپری‌شده).
۲-۱-۷- ارزیابی انطباق
- فرآیند: در هر دوره، کاربران ستادی مسئول ارزیابی انطباق، پیشرفت‌های خوداظهاری و مستندات را بررسی کرده و میزان انطباق را ثبت می‌کنند. دلایل انحراف (در صورت وجود) نیز ثبت می‌شود.
- ویژگی‌ها: فضای کاری اختصاصی برای ارزیابی انطباق، امکان مشاهده مستندات، و ثبت نظرات فراهم است.
۲-۱-۸- پایش میدانی
- فرآیند: در صورت تخصیص مسئول پایش میدانی، این افراد می‌توانند گزارش‌های میدانی از عملکرد واحدها یا خدمات ثبت کنند.
- ویژگی‌ها: پایش میدانی برای فرآیندهای خاص یا واحدهای استانی قابل اعمال است و شامل مستندات و توضیحات است.
۲-۱-۹- کدگذاری فرآیندها
- روش: فرآیندها، خدمات، و ماژول‌ها با یک سیستم کدگذاری خودکار شناسایی می‌شوند. کدهای مشترک و اختصاصی برای سطوح مختلف (ستاد و استان) متمایز هستند.
- مزیت: کدگذاری امکان ردیابی و گزارش‌گیری دقیق را فراهم می‌کند.
۲-۱-۱۰- تعریف کاربران و سطوح دسترسی
- سطوح کاربران: کاربران در دو سطح ستاد و واحدهای عملیاتی (مانند استان‌ها) تعریف می‌شوند. نقش‌های کلیدی شامل:
- مدیر سیستم: تعریف ماژول‌ها، فرآیندها، خدمات مشترک، کاربران ستادی، و ارسال اعلانات.
- مسئول پایش واحدی: تعریف فرآیندها و خدمات اختصاصی، ارسال اعلانات واحدی، و دریافت گزارش‌ها.
- مسئول پایش ستادی: مشابه مسئول پایش واحدی با قابلیت تعیین مسئولین ارزیابی انطباق و دریافت گزارش‌های جامع.
- مسئول پایش حوزه: ثبت پیشرفت، بارگذاری مستندات، و دریافت گزارش‌های حوزه خود.
- کاربر واحدی/ستادی: ثبت پیشرفت، مشاهده تاریخچه، و (برای کاربران ستادی) ارزیابی انطباق.
- ویژگی‌ها: ستاد به‌عنوان یک واحد مشابه واحدهای عملیاتی عمل می‌کند. سطوح دسترسی دقیق برای حفظ امنیت و تفکیک وظایف پیاده‌سازی شده است.
۲-۲- گزارش‌گیری
- امکانات: گزارش‌گیری بر اساس ماژول‌ها، فرآیندها، خدمات، واحدها، و انحرافات با قابلیت فیلتر و خروجی به اکسل.
- انواع گزارش‌ها:
- گزارش عملکرد به تفکیک حوزه‌ها، واحدها، و خدمات.
- گزارش پیشرفت فرآیندها و KPIها.
- گزارش انحرافات (موجه و ناموجه) و دلایل آنها.
- گزارش هم‌راستایی با اسناد بالادستی.
- شخصی‌سازی: کاربران می‌توانند ستون‌های گزارش را کم یا زیاد کنند.
۲-۳- داشبورد قابل شخصی‌سازی
- ویژگی‌ها: داشبوردهای تعاملی با ویجت‌های قابل Drag-and-Drop برای نمایش KPIها، پیشرفت‌ها، و وضعیت خدمات.
- قابلیت‌ها: امکان Drill-Down برای جزئیات، فیلتر داده‌ها، و ذخیره تنظیمات داشبورد برای هر کاربر.
- مزیت: ارائه دید کلی و سریع از عملکرد پرتال با رابط کاربری ساده و جذاب.
۲-۴- پیام‌رسان داخلی
- ویژگی‌ها: امکان گفت‌وگوی متنی بین کاربران با قابلیت جستجوی کاربران و مشاهده تاریخچه پیام‌ها.
- هدف: تسهیل ارتباطات سازمانی و هماهنگی بین تیم‌ها و کاربران پرتال.
۲-۵- اعلانات
- ویژگی‌ها: ارسال اخبار و پیام‌ها در سطح ستاد یا واحدها. اعلانات واحدی تنها در همان واحد نمایش داده می‌شوند.
- هدف: اطلاع‌رسانی سریع و هدفمند به کاربران.
۲-۶- اشتراک‌گذاری دانش
- ویژگی‌ها: امکان اشتراک‌گذاری تجربیات و مستندات مرتبط با فرآیندها و خدمات مشترک بین واحدها (ستاد و عملیاتی).
- فرآیند: کاربران می‌توانند پیام یا فایل را برای فرآیندها یا خدمات با کد مشترک ارسال کنند تا دیگران از دانش آنها بهره‌مند شوند.
- مزیت: ارتقای همکاری و استفاده از بهترین تجارب در سطح سازمان.
۳- سایر ویژگی‌ها
- فیلتر و جستجو: تمامی جداول دارای قابلیت فیلتر و جستجو بر اساس فیلدها هستند.
- خروجی اکسل: امکان صادرات داده‌ها به فرمت اکسل در تمام بخش‌ها.
- لاگ فعالیت‌ها: ثبت کامل فعالیت‌های کاربران (شامل زمان، IP، مرورگر و جزئیات) برای ردیابی و امنیت.
- رابط کاربری پاسخگو: طراحی کاملاً Responsive برای استفاده در دستگاه‌های موبایل و دسکتاپ.
- چندزبانه: پشتیبانی از زبان‌های مختلف (مانند فارسی و انگلیسی) برای استفاده بین‌المللی.
۴- پشته تکنولوژی
پرتال‌های هوشمند تحت وب با پشته تکنولوژی مایکروسافت توسعه یافته‌اند:
- بک‌اند: فریم‌ورک .NET Core 9 با زبان C# و معماری سرویس‌گرا (Web API).
- فرانت‌اند: استفاده از MVC، JavaScript، jQuery، Bootstrap، و AngularJS. رابط کاربری با کتابخانه Kendo UI پیاده‌سازی شده است.
- پایگاه داده: Microsoft SQL Server 2019.
- ویژگی‌ها: طراحی Responsive، معماری ماژولار، و استقلال کدهای سمت کاربر از سرور برای عملکرد بهینه.
- مزیت: استفاده از فناوری‌های مدرن تضمین‌کننده سرعت، امنیت، مقیاس‌پذیری و تجربه کاربری برتر است.